Datenschutzerklärung

1. Erheben und Verarbeiten personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten die von Ihnen im Rahmen Ihrer Auftragserteilung, bei Eröffnung eines Kundenkontos oder zu einem sonstigen Zweck angegebenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zahlungsdaten) grundsätzlich nur dann, wenn und soweit Sie eingewilligt haben oder ein sonstiger Erlaubnistatbestand des Art. 6 DSGVO vorliegt.

Des Weiteren wird aus technischen Gründen auf unseren Internetseiten die IP-Adresse des Nutzers erfasst.

2. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist, Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind.

3. SpeamCore-App (Android und iOS)

Dieser Abschnitt gilt für die mobile App „SpeamCore“ der Speam GmbH für Android und iOS. Die App wird von Unternehmen (Mandanten) eingesetzt, die SpeamCore nutzen, und von deren Mitarbeitern im Außendienst verwendet. Für die Daten der Mitarbeiter ist das jeweilige Unternehmen verantwortlich; die Speam GmbH verarbeitet sie in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO).

3.1 Welche Standortdaten die App verarbeitet

Die App greift auf den genauen Gerätestandort (GPS) zu. Auf Android geschieht das auch im Hintergrund, also auch dann, wenn die App geschlossen ist oder nicht verwendet wird. Auf iOS nutzt die App den Standort nur, während sie geöffnet ist.

3.2 Ankunfts-Erinnerung (nur Android, Standort im Hintergrund)

• Die App erfasst den Standort auch dann, wenn die App geschlossen ist oder nicht verwendet wird.
• Zweck: Die App erinnert den Mitarbeiter bei Ankunft am Einsatzort eines ihm zugewiesenen Arbeitsauftrags daran, seine Arbeitszeit zu erfassen.
• Der Standort wird ausschließlich auf dem Gerät mit den Einsatzorten des Tages verglichen. Für diese Funktion wird der Standort weder gespeichert noch an uns oder Dritte übertragen.
• Es wird nichts automatisch gebucht. Die App zeigt nur eine Erinnerung an; ob und wann eine Zeit erfasst wird, entscheidet der Mitarbeiter selbst.

3.3 Standort bei geöffneter App

Während die App geöffnet ist und verwendet wird, nutzt sie den Standort für folgende Funktionen:

• Unterschriften mit Ortsangabe (z. B. Abnahme- oder Arbeitsnachweise)
• Lagepläne und Schutzobjekte (Erfassen und Anzeigen der Position von Anlagen und Objekten)
• Inbetriebnahme einer SpeamBox

Diese Standortdaten werden an den Server des jeweiligen Unternehmens (Mandanten) übertragen und zusammen mit dem jeweiligen Vorgang gespeichert.

3.4 Wer betroffen ist

Betroffen sind Mitarbeiter im Außendienst, deren Unternehmen die SpeamCore-App einsetzt und für die das Unternehmen die Standortberechtigung auf dem Gerät verlangt. Kunden und andere Personen werden von der App nicht geortet.

3.5 Weitere Daten in der App

Neben Standortdaten verarbeitet die App folgende Daten, soweit sie für die Arbeit mit SpeamCore erforderlich sind:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nutzer-ID des Mitarbeiters
• Adressen (z. B. Einsatzorte und Kundenanschriften)
• Fotos und Dateien, die in der App aufgenommen oder hochgeladen werden (z. B. Dokumentation von Arbeiten und Mängeln)
• In-App-Nachrichten
• Geräte-ID bzw. Geräte-Token für Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen: Benachrichtigungen werden über Firebase Cloud Messaging (FCM) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zugestellt. Dafür wird ein Geräte-Token verarbeitet, das Ihr Gerät für den Empfang von Benachrichtigungen kennzeichnet. Dabei kann eine Übermittlung an Google LLC in den USA nicht ausgeschlossen werden; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

3.6 Weitergabe

Standortdaten und andere App-Daten werden nicht an Dritte zu Werbezwecken weitergegeben und nicht verkauft. Die App enthält keine Werbung. Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten:

• Hosting-Dienstleister für den Betrieb der SpeamCore-Server, auf denen die Daten der Mandanten gespeichert werden
• Google Ireland Limited (Firebase Cloud Messaging) für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen

3.7 Speicherdauer und Löschung

Standortdaten aus der Ankunfts-Erinnerung (3.2) werden nicht gespeichert. Standortdaten, die mit einem Vorgang gespeichert werden (3.3), bewahrt das jeweilige Unternehmen so lange auf, wie der Vorgang aufbewahrt wird, also in der Regel bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten für den Auftrag. Endet der Vertrag des Unternehmens mit der Speam GmbH, werden die Daten nach Rückgabe an das Unternehmen gelöscht.

Die Löschung Ihrer Daten können Sie bei Ihrem Arbeitgeber verlangen, der in der App als Unternehmen hinterlegt ist. Sie können sich auch direkt an uns wenden (siehe „Ansprechpartner für Datenschutz“); wir leiten Ihre Anfrage dann an das zuständige Unternehmen weiter.

3.8 Ihre Kontrolle über die Standortberechtigung

Sie können die Standortberechtigung jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts entziehen oder einschränken:

• Android: Einstellungen › Apps › SpeamCore › Berechtigungen › Standort
• iOS: Einstellungen › Datenschutz & Sicherheit › Ortungsdienste › SpeamCore

Ohne Standort im Hintergrund erhalten Sie keine Ankunfts-Erinnerung mehr. Ohne jede Standortberechtigung werden Unterschriften ohne Ortsangabe gespeichert und Positionen in Lageplänen und bei Schutzobjekten nicht mehr automatisch erfasst; die Inbetriebnahme einer SpeamBox ist dann gegebenenfalls nicht möglich. Alle anderen Funktionen der App bleiben nutzbar.

3.9 Rechtsgrundlage

Standortdaten von Beschäftigten werden auf Grundlage von Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG verarbeitet, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (Zeiterfassung, Nachweis erbrachter Leistungen am Einsatzort), sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Unternehmens liegt im Nachweis und in der Dokumentation der Arbeiten beim Kunden. Die Verarbeitung im Hintergrund dient allein der Erinnerung des Mitarbeiters und erfolgt ausschließlich auf dem Gerät, sodass keine Überwachung durch das Unternehmen stattfindet. Bestehende Betriebsvereinbarungen des jeweiligen Unternehmens bleiben unberührt.

4. Dauer der Speicherung

Die Dauer der Speicherung bemisst sich anhand der jeweiligen Rechtsgrundlage, am Verarbeitungszweck und – sofern einschlägig – anhand der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen).

Bei der Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) werden die Daten gespeichert, bis der Betroffene seine Einwilligung widerruft.

5. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, sich unentgeltlich über die zu Ihrer Person erhobenen Daten zu erkundigen, deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung zu verlangen und der Verarbeitung zu widersprechen.

6. Website speam.io: Hosting, Reichweitenmessung, Formular und eingebundene Inhalte

Dieser Abschnitt beschreibt, welche Daten beim Besuch der Website speam.io verarbeitet werden (Stand: 04.11.2026). Cookies setzt die Website selbst nicht.

6.1 Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird von der Speam GmbH auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben.

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden in Server-Logfiles gespeichert, um die Website sicher und stabil auszuliefern und Störungen oder Missbrauch zu erkennen. Die Logfiles werden fortlaufend überschrieben und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und fehlerfreien Betrieb der Website.

6.2 Reichweitenmessung ohne Cookies

Wir zählen Seitenaufrufe, um zu verstehen, welche Inhalte genutzt werden. Dabei setzen wir keine Cookies und speichern dafür nichts in Ihrem Browser. Aus IP-Adresse und Browserkennung wird zusammen mit einem täglich wechselnden Zufallswert eine Kennung gebildet. Der Zufallswert wird nach Ablauf des Tages gelöscht, danach lässt sich die Kennung keiner Person mehr zuordnen, auch nicht tagesübergreifend. Die IP-Adresse selbst wird dafür nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots.

6.3 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen sowie Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Angaben werden auf dem Server der Website gespeichert und per E-Mail an uns weitergeleitet. Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse nur in verschlüsselter Form (als Hashwert) gespeichert, um zu viele Anfragen in kurzer Zeit zu erkennen.

Die auf dem Server gespeicherten Formulardaten werden nach spätestens 180 Tagen automatisch gelöscht. Ihre Nachricht in unserem E-Mail-Postfach bewahren wir auf, solange es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage und eine sich daraus ergebende Geschäftsbeziehung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung Ihrer Anfrage. Wir geben Ihre Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter.

6.4 Speicher im Browser und Cookie-Einstellungen

Im lokalen Speicher Ihres Browsers legen wir nur ab, was Sie selbst auswählen: ob die Website hell oder dunkel angezeigt wird und welche externen Inhalte Sie in den Cookie-Einstellungen zugelassen haben. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil die Speicherung für die von Ihnen gewünschte Darstellung bzw. für das Festhalten Ihrer Auswahl unbedingt erforderlich ist. Über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen.

6.5 Videos von Vimeo

Auf der Seite zu SpeamPlan zeigen wir ein Video des Dienstes Vimeo (Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, NY 10001, USA). Das Video wird erst geladen, wenn Sie auf „Inhalt von Vimeo laden“ klicken oder Vimeo in den Cookie-Einstellungen zulassen. Vorher wird keine Verbindung zu Vimeo hergestellt.

Nach Ihrer Einwilligung werden Daten wie Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie die aufgerufene Seite an Vimeo übertragen; Vimeo kann dabei Cookies oder ähnliche Techniken einsetzen. Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Näheres finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo: vimeo.com/privacy.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG; für die Übermittlung in die USA zusätzlich Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

6.6 Schriften

Die Website verwendet die auf Ihrem Gerät vorhandenen Systemschriften. Es werden keine Schriftdateien von Servern Dritter, etwa von Google, geladen.

6.7 Links zu anderen Anbietern

Die Website verlinkt auf die Terminbuchung über Microsoft Bookings, auf die SpeamCore-App im App Store, auf die Websites von Partnern und Kunden sowie auf unsere Profile in sozialen Netzwerken. Es handelt sich um einfache Links: Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einem Link folgen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

6.8 KI-gestützte Funktionen

Einzelne Funktionen dieser Website (z. B. die individuelle Ansprache im Konfigurator) nutzen auf Wunsch ein KI-Sprachmodell. Die Funktion wird nur ausgeführt, wenn Sie vorher ausdrücklich zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ohne Zustimmung arbeitet die Seite ohne KI weiter. Sie können die Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie das Häkchen entfernen oder die Seite neu laden.

Dabei werden nur die Angaben übertragen, die Sie in die jeweilige Funktion eingeben (z. B. Firmenname, Name, gewünschte Anrede sowie Ihre Auswahl im Konfigurator wie Branche, Größe, Themen und heutige Software), keine weiteren Daten Ihres Besuchs. Die Anfrage geht von unserem Server (speam.io, betrieben über sites.speam.dev) an Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA, als Auftragsverarbeiter; mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Übermittlung in die USA ist durch die darin vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie [höchstens 30 Tage – Speicherdauer laut Konto/Vertrag eintragen].

Wir selbst speichern weder Ihre Eingaben noch die Antworten der KI. Für Abrechnung und Missbrauchsschutz protokollieren wir nur Zeitpunkt, aufgerufene Funktion, Ergebnisstatus, Dauer und Umfang (Tokenzahl), ohne Inhalte und ohne IP-Adresse; zur Begrenzung von Missbrauch wird die IP-Adresse für höchstens eine Stunde nur als Prüfsumme im Arbeitsspeicher gehalten.

7. Datensicherheit

Ihre personenbezogenen Daten werden verschlüsselt mittels SSL über das Internet übertragen. Wir sichern unsere Website und Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch Unbefugte.

8. Mindestalter

Wir bieten unsere Leistungen und Produkte nur Nutzern an, die mindestens 16 Jahre alt sind.

9. Ansprechpartner für Datenschutz

10. Verantwortliche Stelle